Déclaration des traitements et salaires (état 9421) : guide employeur

L'état 9421 est la déclaration annuelle des traitements et salaires que tout employeur dépose auprès de la DGI (CGI art. 79). Elle récapitule, salarié par salarié, les rémunérations versées pendant l'année, les éléments exonérés, les retenues sociales et l'IR retenu à la source. Elle doit être déposée avant le 1er mars de l'année suivante, par voie électronique sur SIMPL.

À quoi sert l'état 9421

Chaque mois, l'employeur retient l'IR sur les salaires et le verse avant la fin du mois suivant (art. 174). L'état 9421 permet à l'administration de rapprocher :

• les montants versés chaque mois avec le total annuel déclaré ;
• l'IR calculé pour chaque salarié avec le barème et les déductions (frais professionnels, cotisations, charges de famille) ;
• les salaires déclarés à la DGI avec ceux déclarés à la CNSS.

C'est aussi la base de l'imposition des salariés qui ont d'autres revenus et déposent une déclaration de revenu global.

Date limite et dépôt

Reportez cette échéance dans votre calendrier fiscal 2026 : elle tombe en même temps que d'autres obligations de début d'année (TVA de janvier, CNSS, revenu global).

Informations à fournir par salarié

Pour chaque salarié ou bénéficiaire, l'état 9421 comprend notamment :

1. Identification : nom, prénom, numéro de CIN ou de carte de séjour, numéro d'immatriculation CNSS, adresse.
2. Situation : situation familiale et nombre de personnes à charge retenues.
3. Période : dates d'entrée et de sortie, nombre de jours travaillés.
4. Rémunérations : salaire de base, primes et indemnités imposables, avantages en argent et en nature.
5. Éléments exonérés : indemnités de frais et autres éléments exonérés au titre de l'article 57 (voir la liste des indemnités exonérées).
6. Déductions : frais professionnels, cotisations CNSS et AMO, cotisations de retraite complémentaire.
7. Résultat : revenu net imposable et IR retenu sur l'année.

Exemple de récapitulatif annuel

Une petite société emploie trois salariés sans charge de famille, payés le même salaire brut toute l'année 2026. Montants calculés avec le moteur de paie de Kontabl (cotisations 2026, frais professionnels de 35 % ou 25 %, barème mensuel) :

Pour le salarié C, les 45 249,60 DH sont la somme de 12 retenues de 3 770,80 DH arrondies au centime ; calculé sur la base annuelle (196 350,40 × 37 % − 27 400), l'IR serait de 45 249,65 DH : les 5 centimes d'écart viennent de l'arrondi mensuel.

Le total de l'IR annuel doit correspondre à la somme des douze versements mensuels effectués sur SIMPL. Un écart signale un oubli de versement, une erreur de calcul ou une prime non déclarée.

Salariés entrés ou sortis en cours d'année

Un salarié embauché en avril ou parti en septembre figure dans l'état 9421 pour la période réellement travaillée, avec ses dates d'entrée et de sortie et les montants effectivement versés. Les sommes payées à la sortie (solde de tout compte, indemnité de congés payés, indemnité de préavis, indemnité de licenciement) sont ventilées entre éléments imposables et exonérés. Les stagiaires et bénéficiaires de contrats spécifiques doivent également être repris selon les règles qui leur sont propres : vérifiez leur traitement avant le dépôt.

Un rétroplanning simple

Format EDI et erreurs fréquentes

La déclaration est transmise sous forme de fichier EDI respectant le schéma publié par la DGI, ou saisie dans l'interface quand elle le permet. Les rejets et anomalies les plus courants :

• identifiants manquants ou mal formatés (CIN, numéro CNSS, IF de l'employeur) ;
• totaux incohérents entre les lignes salariés et le récapitulatif ;
• salariés partis en cours d'année absents du fichier alors qu'ils ont été payés ;
• éléments exonérés gonflés sans justification, qui attirent l'attention en cas de contrôle ;
• charges de famille non conformes à la situation déclarée par le salarié ;
• dépôt du mauvais exercice ou d'un fichier test.

Téléchargez toujours l'accusé de réception et contrôlez qu'il ne mentionne pas de rejet.

Cohérence avec DAMANCOM

Les salaires déclarés chaque mois à la CNSS sur DAMANCOM et ceux de l'état 9421 portent sur les mêmes personnes et les mêmes mois. Les deux déclarations n'ont pas exactement la même assiette (plafond de 6 000 DH pour les prestations sociales CNSS, éléments exonérés différents), mais elles doivent pouvoir être réconciliées :

Le fonctionnement de la déclaration mensuelle est détaillé dans notre guide DAMANCOM.

Pénalités

Le CGI sanctionne le défaut de dépôt, le dépôt tardif et la déclaration incomplète ou inexacte (art. 184 et 200). Selon le cas, la sanction est calculée sur les droits concernés ou prend la forme d'une amende, avec un minimum de 500 DH dans les cas visés par l'article 184. Le montant exact applicable à l'état 9421 dépend de la situation : faites-le confirmer par la DGI ou votre expert-comptable.

Le versement tardif de l'IR retenu chaque mois est sanctionné séparément (art. 208) : pénalité de 5 % si le retard ne dépasse pas 30 jours (lecture de l'article 208 à confirmer auprès de la DGI pour les retenues à la source), 20 % au-delà, plus une majoration de 5 % le premier mois et 0,5 % par mois supplémentaire. Simulez un retard avec le simulateur de pénalités.

Préparer l'état 9421 avec Kontabl

Kontabl ne dépose pas l'état 9421 à votre place et ne génère pas le fichier EDI de la DGI. Le module Paie facilite en revanche la préparation :

• bulletins mensuels calculés avec les taux 2026 et enregistrés par salarié ;
• état IR et bordereau CNSS mensuels en PDF ou CSV, pour contrôler que chaque mois a été versé ;
• fiches salariés avec CIN, numéro CNSS et charges de famille ;
• attestations de salaire et de travail générées à partir des bulletins.

Ces exports servent de base de contrôle avant la saisie ou la génération du fichier EDI par votre logiciel ou votre cabinet. Pour vérifier un salaire isolé, utilisez le calculateur de salaire net.

À retenir

• L'état 9421 récapitule par salarié les salaires, exonérations, cotisations et IR retenu de l'année.
• Dépôt électronique sur SIMPL avant le 1er mars de l'année suivante.
• Le total d'IR déclaré doit égaler la somme des versements mensuels.
• Réconciliez-le avec DAMANCOM : mêmes salariés, mêmes mois, écarts expliqués.
• Corrigez une omission par une déclaration rectificative sans attendre un contrôle.